KSeF od 1 kwietnia to temat, który dotyczy tysięcy przedsiębiorców. To już nie są testy ani zapowiedzi. Od 1 kwietnia Krajowy System e-Faktur stanie się codziennością dla większości firm w Polsce. Choć system budzi wiele pytań, od środy każda faktura B2B musi trafić na rządowe serwery. Doradca podatkowy Monika Piątkowska podpowiada, co zrobić w ostatnich godzinach, aby uniknąć paraliżu w działalności.
KSeF od 1 kwietnia – ilu przedsiębiorców już korzysta
Według danych przekazanych przez wiceministra finansów i szefa KAS – Marcina Łobodę, do Krajowego Systemu e-Faktur przystąpiło dotychczas 311 tys. przedsiębiorców. To jednak dopiero początek zmian.
Prawdziwym testem dla systemu będzie właśnie 1 kwietnia. Wtedy obowiązek fakturowania w KSeF obejmie szeroką grupę podmiotów z sektora małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). W praktyce oznacza to, że także lokalne firmy z Konina i powiatu konińskiego będą musiały dostosować się do nowych zasad.
Koniec faktur PDF i papierowych
Do tej pory z systemu korzystali głównie najwięksi przedsiębiorcy. Od 1 kwietnia dołączają do nich pozostali podatnicy VAT – od firm produkcyjnych po małe punkty usługowe.
KSeF obejmie docelowo wszystkie transakcje w relacjach B2B. To koniec ery papierowych faktur i plików PDF wysyłanych mailem. Dokument wprowadzony do systemu uznaje się za doręczony niemal natychmiast, co z jednej strony przyspiesza obieg dokumentów, ale z drugiej – wymaga ogromnej precyzji.
wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup
Z jednej strony przedsiębiorcy zyskają szybszy obieg dokumentów, z drugiej będą musieli działać znacznie dokładniej niż dotychczas.
Plan działania na ostatnie godziny przed zmianą
Jeśli firma nie jest jeszcze gotowa na KSeF, warto wykonać kilka kluczowych kroków. Dzięki temu można uniknąć problemów już w pierwszych dniach obowiązywania systemu.
Najważniejsze działania to:
- Uwierzytelnienie – sprawdzenie działania profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego
- Nadanie uprawnień – wskazanie osób odpowiedzialnych za faktury
- Sprawdzenie oprogramowania – upewnienie się, że system jest zintegrowany z KSeF
- Ustalenie zasad z księgową – określenie obiegu dokumentów kosztowych
- Przygotowanie procedury awaryjnej – plan działania w przypadku problemów technicznych
Co ważne, nawet podstawowe przygotowanie może znacząco ograniczyć ryzyko chaosu w firmie.
Uwaga na błędy – KSeF ich nie usuwa!
Jedną z najważniejszych zmian jest brak możliwości usunięcia błędnej faktury. To rozwiązanie może zaskoczyć wielu przedsiębiorców.
W nowym systemie nie ma miejsca na anulowanie dokumentu, a każda pomyłka wymaga wystawienia korekty, co w praktyce oznacza więcej pracy administracyjnej. Dlatego tak ważna jest weryfikacja danych jeszcze przed kliknięciem „wyślij”.
podkreśla Monika Piątkowska
W praktyce oznacza to, że każda pomyłka zostaje w systemie i musi być formalnie skorygowana!
Księgowość w czasie rzeczywistym
Zmiany obejmują również współpracę z biurami rachunkowymi. Tradycyjne przekazywanie dokumentów odchodzi w przeszłość.
Dzięki KSeF księgowi mają dostęp do faktur w czasie rzeczywistym. To znacznie usprawnia pracę, jednak jednocześnie wymaga odpowiedniego przygotowania. Przedsiębiorcy powinni wcześniej nadać dostęp swoim księgowym, aby uniknąć problemów z rozliczeniami.
Co oznacza KSeF dla firm w Koninie i regionie?
Dla lokalnych przedsiębiorców to jedna z największych zmian ostatnich lat. Z jednej strony system może uprościć wiele procesów, z drugiej – wymaga wdrożenia nowych procedur – a zmiany nigdy nie przychodzą łatwo. Co więcej, brak przygotowania może prowadzić do opóźnień w płatnościach oraz problemów z kontrahentami.
Podsumowanie
Od 1 kwietnia KSeF przestaje być wyborem, a staje się obowiązkiem. Choć 2026 rok ma być okresem przejściowym bez kar, to jednak firmy, które nie przygotują się na czas, mogą odczuć realne konsekwencje już na starcie.
Czy Twoja firma jest gotowa na KSeF i przygotuj się na zmiany już dziś!
