Cyfryzacja administracji podatkowej wchodzi w kolejny, kluczowy etap. W 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowym narzędziem dla wszystkich przedsiębiorców. Zmieniając sposób wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w Polsce. Nowe rozwiązanie ma usprawnić obieg dokumentów, ograniczyć błędy oraz zwiększyć bezpieczeństwo danych.
Czym jest Krajowy System e-Faktur i kiedy zostanie wprowadzony?
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma służąca do wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizowania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że każda faktura będzie miała jednolity format i trafi bezpośrednio do systemu Krajowej Administracji Skarbowej. Administracja przejmie obowiązek jej przechowywania przez 10 lat. Dla przedsiębiorców to koniec problemów z archiwizacją i zagubionymi dokumentami.
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami.
Od 1 lutego 2026 roku system obejmie przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto. Pozostali przedsiębiorcy zostaną objęci obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 roku. Co istotne, odbieranie faktur przez KSeF stanie się obowiązkowe już od 1 lutego 2026 roku, niezależnie od wielkości firmy. Dodatkowo do końca 2026 roku możliwe będzie wystawianie faktur poza systemem, jeśli miesięczna sprzedaż nie przekroczy 10 tys. zł brutto.
Jak w praktyce korzystać z KSeF
Dostęp do KSeF będzie możliwy na kilka sposobów. Przedsiębiorcy mogą korzystać z własnych programów księgowych zintegrowanych z systemem przez API, bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów. Takich jak Aplikacja Podatnika KSeF oraz Aplikacja Mobilna KSeF, a także z platformy e-mikrofirma dostępnej w e-Urzędzie Skarbowym. System umożliwia zarządzanie uprawnieniami, tokenami oraz certyfikatami, co znacząco zwiększa kontrolę nad dostępem do danych.
Korzyści z Krajowego Systemu e-Faktur
Wdrożenie KSeF to realne ułatwienia dla firm. Faktury będą trafiały do odbiorców niemal natychmiast, zmniejszy się liczba błędów formalnych. Integracja z systemami księgowymi pozwoli na automatyczne księgowanie dokumentów. Dodatkową zachętą jest szybszy zwrot VAT – do 40 dni zamiast dotychczasowych 60. Przedsiębiorcy zyskają również stały dostęp do pełnej dokumentacji bez konieczności jej przechowywania we własnym zakresie.
Przygotowania do KSeF 2.0 i testy systemu na stronie
Ministerstwo Finansów uruchomiło Moduł Certyfikatów i Uprawnień, który umożliwia wcześniejsze nadawanie dostępów i przygotowanie firm do KSeF 2.0 obowiązującego od 1 lutego 2026 roku. Od grudnia 2025 roku możliwe jest także generowanie tokenów do logowania, co uprości uwierzytelnianie w systemie. Przedsiębiorcy mogą już testować Aplikację Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym i demo, sprawdzając jej funkcjonalność bez skutków prawnych.
Ciekawostka
Polska będzie jednym z pierwszych krajów UE, w których centralny system e-faktur obejmie niemal wszystkich przedsiębiorców, co stawia nas w europejskiej czołówce cyfryzacji administracji podatkowej.
Najważniejsze informacje w skrócie
• obowiązek KSeF od 1 lutego 2026 r. dla największych firm.
• od 1 kwietnia 2026 r. system obejmie pozostałych przedsiębiorców.
• odbieranie faktur przez KSeF obowiązkowe od 1 lutego 2026 r.
• możliwość korzystania z aplikacji MF, programów księgowych i e-mikrofirmy.
• szybszy zwrot VAT i brak obowiązku archiwizacji faktur.
• dostęp do dokumentów przez 10 lat w systemie KAS.
