Od 1 lutego obowiązuje nowy standard odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Zmiana dotyczy wszystkich podmiotów – nie tylko tych, które wystawiają faktury w systemie, ale również tych, które jedynie je otrzymują. Dla wielu przedsiębiorców, organizacji i instytucji oznacza to konieczność regularnego logowania się do systemu i sprawdzania dokumentów wystawionych przez kontrahentów.
Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa przygotowały bezpłatne narzędzia, które umożliwiają szybki i bezpieczny dostęp do faktur elektronicznych. Poniżej przedstawiamy jasną i uporządkowaną instrukcję, jak krok po kroku odebrać fakturę w KSeF.
Krajowy System e-Faktur – co warto wiedzieć na początek
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma, w której gromadzone są faktury ustrukturyzowane. Od momentu wystawienia faktury w KSeF dokument jest uznawany za doręczony odbiorcy, niezależnie od tego, czy został przez niego faktycznie pobrany. Dlatego regularne sprawdzanie systemu ma bezpośredni wpływ na terminy płatności i rozliczenia.
Krok 1: Wybór narzędzia do odbierania faktur
Od 1 lutego faktury z KSeF można odbierać za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Użytkownik może wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do swoich potrzeb.
Dostępne są:
- Aplikacja Podatnika KSeF – dostępna na stronie ksef.podatki.gov.pl,
- Aplikacja Mobilna KSeF – do pobrania na telefon,
- e-mikrofirma – dostępna przez e-Urząd Skarbowy.
Każde z tych narzędzi umożliwia podgląd, wyszukiwanie i pobieranie faktur.
Krok 2: Uzyskanie dostępu do KSeF
Podstawowe uprawnienia do korzystania z KSeF przysługują automatycznie wszystkim podmiotom posiadającym numer NIP.
Ważne:
Jeżeli działalność nie jest jednoosobową działalnością gospodarczą i podmiot nie posiada pieczęci kwalifikowanej, konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym. Dopiero po jego złożeniu możliwy jest dostęp do systemu.
Krok 3: Logowanie do systemu
Aby zalogować się do KSeF, należy wejść na stronę ksef.podatki.gov.pl lub skorzystać z programu księgowego zintegrowanego z systemem.
Logowanie możliwe jest przy użyciu:
- Profilu Zaufanego albo
- podpisu kwalifikowanego.
Po poprawnym zalogowaniu użytkownik uzyskuje dostęp do wszystkich faktur przypisanych do jego podmiotu.
Krok 4: Wyszukiwanie faktur w systemie
Po zalogowaniu należy przejść do zakładki „Lista Faktur”. W tym miejscu znajdują się wszystkie faktury wystawione dla danego podmiotu w KSeF.
Regularne sprawdzanie listy faktur jest szczególnie istotne, ponieważ:
- faktura uznawana jest za doręczoną w momencie jej wystawienia w systemie,
- od tej daty biegnie termin płatności.
Krok 5: Pobranie i zapisanie faktury
Otrzymane faktury można:
- pobrać, np. w formacie PDF,
- zapisać na telefonie lub komputerze,
- wydrukować.
Wydrukowane lub zapisane faktury są automatycznie opatrzone numerem KSeF oraz odpowiednim kodem. Dzięki temu mogą być wykorzystywane m.in. do:
- rejestracji pojazdu,
- rozliczeń dotacji,
- spraw administracyjnych,
- postępowań sądowych.
Gdzie szukać dodatkowych informacji i pomocy
Szczegółowe informacje dotyczące działania systemu dostępne są na stronie internetowej Krajowego Systemu e-Faktur oraz za pośrednictwem infolinii Krajowej Administracji Skarbowej.
Najważniejsze informacje:
- od 1 lutego faktury odbierane są przez Krajowy System e-Faktur,
- dotyczy to wszystkich podmiotów otrzymujących faktury w KSeF,
- dostęp możliwy jest przez bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów,
- faktury należy sprawdzać regularnie, ponieważ wpływa to na terminy płatności,
- pomoc dostępna jest na stronie ksef.podatki.gov.pl oraz infolinii KAS: 801 055 055, 22 330 03 30.
Ciekawostka
Krajowy System e-Faktur jest jednym z elementów cyfryzacji administracji publicznej finansowanej ze środków Unii Europejskiej w ramach Krajowego Planu Odbudowy. Docelowo system ma ograniczyć liczbę błędów w fakturach i usprawnić kontrole podatkowe. Co istotne, faktury w KSeF są przechowywane centralnie, co zmniejsza ryzyko ich utraty. To także krok w stronę pełnej cyfryzacji obiegu dokumentów w Polsce. Dla wielu firm oznacza to realne uproszczenie codziennych obowiązków księgowych.
