Wdrożenie profesjonalnego systemu ERP pozwala firmom na znaczną optymalizację procesów biznesowych. Czas realizacji takiego projektu zależy od wielu czynników, takich jak wielkość przedsiębiorstwa, złożoność procesów czy zakres funkcjonalności. W niniejszym artykule przyjrzymy się poszczególnym etapom wdrożenia, oraz czynnikom, które mogą skrócić lub wydłużyć cały proces.
Etapy wdrożenia systemu ERP
Pierwszym etapem wdrożenia jest planowanie i analiza przedwdrożeniowa, które zazwyczaj trwają od 2 do 4 tygodni. W tym czasie przeprowadzana jest szczegółowa diagnoza potrzeb firmy oraz definiowane są cele, jakie mają zostać osiągnięte dzięki implementacji nowego rozwiązania. Zbadanie wymagań przedsiębiorstwa pozwala na lepsze dopasowanie systemu do branży i działalności. To minimalizuje ryzyko późniejszych problemów.
Kolejnym krokiem jest projektowanie systemu, trwające od 4 do 8 tygodni. Na tym etapie opracowywane są szczegółowe plany konfiguracji oraz integracji z innymi narzędziami już powszechnie używanymi w firmie. Im bardziej zaawansowane i spersonalizowane są potrzeby organizacji, tym więcej czasu może zająć ten proces. Najważniejsze jest uwzględnienie wszystkich aspektów działalności firmy, które ma objąć system ERP. Rozbudowę rozwiązania, takie jak Comarch ERP XL, pozwalają na wysoki poziom personalizacji.
Później następuje konfiguracja i adaptacja systemu. To najbardziej zróżnicowany okres, bo może zająć od 4 do aż do 12 – lub więcej – tygodni. W tym czasie zespół wdrożeniowy implementuje wybrane moduły oraz dostosowuje system do specyficznych potrzeb firmy. Czas trwania tego etapu zależy od liczby modyfikacji oraz stopnia integracji z istniejącymi systemami. Najważniejszym etapem jest jednak przeszkolenie personelu i utrzymanie nowych praktyk. Taka kontrola i zamrożenie nowych działań w firmie sprawia, że ta część procesu zajmuje najwięcej czasu.
Czynniki wpływające na czas wdrożenia
Czas wdrożenia systemu ERP jest krytycznym parametrem dla wszystkich interesariuszy procesu wdrożeniowego. Firmy inwestując w systemy IT spodziewają się ze inwestycja szybko przełoży się na efekty biznesowe a także nie wpłynie na bieżące działanie przedsiębiorstwa. Z drugiej strony firmy wdrożeniowe muszą być pewne poprawności działania systemu i zgodności z warunkami umowy. Dobrze przeprowadzona konfiguracja zapewnia płynne funkcjonowanie systemu w codziennej pracy przedsiębiorstwa. Zakres funkcjonalności ma jednak bezpośredni wpływ na czas wdrożenia. Im więcej modułów i funkcji ma zostać zaimplementowanych, tym dłużej to potrwa. Dlatego należy dokładnie określić, które obszary działalności firmy ma wesprzeć system ERP i skupić się na nich w pierwszej kolejności.
W dodatku firmy o bardziej skomplikowanych strukturach i procesach mogą potrzebować więcej czasu na dostosowanie systemu do swoich potrzeb. W takich przypadkach warto rozważyć uproszczenie niektórych rutynowych działań przed wdrożeniem, co może przyspieszyć implementację i ułatwić późniejsze korzystanie z rozwiązania. Dobrym przykładem jest rozwiązanie Comarch ERP Optima, które dzięki swojej uniwersalności należy do najpopularniejszych w Polsce.
Przygotowanie pracowników i szkolenia
Odpowiednie przeszkolenie pracowników jest ogromnie ważne dla osiągnięcia sukcesu. Szkolenia zazwyczaj trwają od 2 do 4 tygodni i obejmują zarówno ogólne zapoznanie z platformą, jak i szczegółowe instrukcje dotyczące modułów. Dobrze przygotowany zespół szybciej zaadaptuje się do nowych narzędzi.
Zaangażowanie pracowników na każdym etapie wdrożenia również ma znaczenie. Aktywne uczestnictwo w procesie implementacji oraz otwartość na zmiany mogą przyczynić się do szybszego osiągnięcia zamierzonych celów. Warto zatem inwestować w komunikację i motywację zespołu, aby zapewnić płynne przejście do pracy z nowym systemem.
Podsumowując z praktyki wdrożeniowej okazuje się że tradycyjne wdrożenia profesjonalnych, dużych systemów ERP mogą trwać miesiącami, ale firma GECOS udowadnia, że można to zrobić szybciej i skuteczniej. W GECOS opracowaliśmy autorską metodykę wdrożeniowa systemu Comarch ERP XL Szybki Start, dzięki któremu ERP może zostać wdrożone w Twojej firmie nawet w 30 dni! Metodyka wdrożeniowa “Szybki Start” oferowana przez firmę GECOS to zoptymalizowany proces implementacji systemu Comarch ERP XL, umożliwiający uruchomienie kluczowych funkcji systemu w jak najkrótszym czasie. Celem tej metodyki jest szybkie i efektywne wdrożenie systemu ERP, co pozwala firmom na sprawne uporządkowanie procesów biznesowych i poprawę przepływu informacji i szybsze niż w tradycyjnym modelu wykorzystanie efektów biznesowych wdrożenia .
